Már eldöntötted, hogy szervezőként részt szeretnél venni a Születés Hete missziójában. Úgy érzed, elhivatott vagy témában, szeretnéd ismereteidet megosztani másokkal és ehhez megvannak a szükséges kapcsolataid is.
Hogyan lesz lelkesedésből profi rendezvény? Hogyan fogj hozzá?

Kezdjünk neki!

Első lépésként ülj le és gondold át: mi jut eszedbe a Születés Hetéről? Kiket szeretnél a rendezvénnyel megszólítani? Előnyös, ha van egy csapatod, akikkel átbeszélitek a kérdéseket és ötletbörzét rögtönöztök. Hihetetlen ötletek bukkanhatnak fel ennek folyamán!

Rögtön az elején készíts feljegyzéseket ezekről az ötletekről, hiszen így látod, hogy honnan-hová szeretnél majd eljutni. Fontos letisztázni azt is, hogy hány segítőre számíthatsz. Ha csapatban dolgoztok, egyezzetek meg arról, hogy ki lesz majd az „összetartó erő”, aki irányítja társaságot, aki betartatja a határidőket, és kiosztja a feladatokat.

Érdemes felmérni, hogy a szűk stábon kívül (barátok, munkatársak) kikre számíthatsz még a szervezés során. Milyen együttműködő társcsapatok, szakemberek vannak a környéken, akiket esetleg be lehet vonni a szervezésbe? (egészségstúdiók, védőnők, szoptatási tanácsadó, baba-mama klubvezető, stb.) Keresd meg őket mielőbb!

Készíts leltárt az elérhető erőforrásokról! Ne feledd, az erőforrás nem feltétlen pénzt jelent! Erőforrás lehet önkéntes munkaerő, ingyenesen rendelkezésre álló helyszín, meglévő eszközök, amikre a rendezvény alatt szükség lehet, például videó, írásvetítő, projektor, laptop, jógamatrac, de ide sorolhatom a székeket, asztalokat, pelenkázó asztalt, szoptatósfotelt is. Erőforrásnak számítanak a kapcsolataid is!

Az ötletbörze és az erőforrásaid felmérése után, már lehet valamilyen hozzávetőleges költségtervet összeállítani. Az anyagi részt előteremteni nem egyszerű feladat. Érdemes még novemberben felkeresni az önkormányzatot, és a témában érintett kereskedőket. Helyi viszonylatokat figyelembe véve gondold át a belépőjegyes programok előnyét és hátrányát.

Az alaplépések után

A szervezés elkezdődött. Első lépésként jelöld ki a szervezés mérföldköveit: mikor milyen feladatot kell elvégezni ahhoz, hogy a program az adott határidőre összeálljon, a rendezvény zökkenőmentes legyen.
A mérföldkövekhez rendeld hozzá a határidőket, a személyt vagy személyeket, aki a feladat elvégzéséért felelős és a szükséges erőforrást. Így készül a projektterv.
A csapaton belül, mindig, mindenről készüljön emlékeztető: mi a feladat, ki vállalta, mi a határidő. Érdemes a partnerekkel, (helyszín, előadó, hirdető, büfés, szakmai partnerek, kórház, stb.) írásban megegyezni, hogy később ne legyenek vitás kérdések.

Nincs más hátra, mint előre

Nyakig a szervezésben se felejtsd el, kontrollálni magadat. Tartom a projekttervben felvázolt határidőket? Hogy állnak az elvégzendő feladatok? Mindenki jól halad a felvállalt feladataival?
Az előadók, programok szervezése mellett (ebben segítünk a portálon található programétlappal), időben fel kell keresni a kiszemelt arcokat, fővédnököt. Ezek kiválasztásánál sok szempontot kell figyelembe venni: pl. szakmai alkalmasság, anyagi megfontolás, távlati célok.
Időben kezd el szervezni a rendezvény sajtóját és reklámját! A sajtókampányhoz a Születés Hete kész anyagokat ad, de a helyi kontaktokat neked kell felkeresned.
 

A rendezvény

A hónapok során eljutottál a végére: megszervezted a programokat, előadókat, a helyszínt és a sajtókampányt. A programok híre eljutott a célközönséghez. De még nem dőlhetsz hátra!
Milyen feladatokkal kell számolnod a rendezvény idején?
- logisztika (eszközök, technika helyszínre szállítása, termek berendezése, szoptató és pelenkázó helység kialakítása)
- előadók fogadása és búcsúztatása
- őrangyalok, helyszíni segítők irányítása
- gyermekfoglalkoztató kialakítása
- látogatók informálása
- véleménykérések

A rendezvénynek a programok lezárásával sincs még vége. Jó előre szánj időt a hivatalos lezárásra: az adminisztrációra, a kérdőívek tanulmányozására, a beszámoló megírására, a főszervezőknek és a szponzoroknak, a sajtós anyagok összegzésére az esetleges anyagi elszámolásokra.

Támpontok az időgazdálkodáshoz

1. szept. 30-febr. 26.
 csapat
 helyszín
 program
 anyagi feltételek

2. febr. 27-márc. 30.
 nyomdai munkák
 kapcsolatépítés
 szóróanyag elhozásának és szétosztásának megszervezése, lehetséges események, helyszínek, segítők felmérése…
 előreklám, lassú sajtó
 elmaradt dolgok pótlása

3. ápr. 1-máj. 15.
 sajtó
 reklám
 helyszínnel kapcsolatos technikai ügyek aprólékos megbeszélése, teendőkről, felelősökről, kontaktokról írásos emlékeztető
 esetleges vásárlások (virág, cellux stb. …)
 őrangyalképzés
 a stáb helyszíni munkamegosztásának beosztása

4. május 16. Központi megnyitó

5.                                                                    házigazda
 őrangyalok
 technikus
 eszközök (papír, toll, olló, mobil, autó stb.)
 vélemények

6. A hét zárása: az NLC családi napon a Margitszigeten

7. május 23.-júli. 1.
 kérdőívek kitöltése
 beérkezett vélemények összegzése
 sajtóanyagok dokumentálása
 beszámoló a szponzoroknak, támogatóknak
 beszámoló a központnak
  elszámolások

Ez a poszt röviden, tömören, vázlatszerűen foglalta össze a szervezéssel kapcsolatos főbb lépéseket. Természetesen, számos kérdésre (hogyan találjunk jó előadót, szponzort és hogyan juttassuk el a programok hírét a célközönséghez) lehetetlen kimerítő választ adni egy rövid posztban. Ezért szeretnénk a következő találkozót kimondottan ezeknek a témáknak szentelni. A programszervezéssel, szponzor-kereséssel, praktikákkal és a terjesztéssel kapcsolatos kérdésekkel foglalkozó találkozó időpontját november 21-ig itt megszavazhatjátok!  /a legtöbb szavazatot kapó dátumon tartjuk a meg a találkozót/

Lehetséges időpontok:

december 12. péntek

december 13. szombat

Várom észrevételeiteket, kérdéseiteket és szavazataitokat!